Sales Cloud User Guide

Sales Cloud User Guide – Produktivität

Chatter

Bisher haben wir die Prozesse der Zusammenarbeit mit den Kunden behandelt. Salesforce bietet Ihnen jedoch auch in Ihren internen Prozessen Unterstützung. Wie läuft aktuell die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern und unter Ihren Mitarbeitern? Vermutlich läuft Ihre interne Kommunikation über Messenger Dienste, wie z.B. Skype oder Slack ab. Oder arbeiten Sie noch über E-Mail oder per Telefon? Können Sie Nachrichten, die einen Kunden betreffen, sofort mit Ihren Kunden in Verbindung bringen? Ist Ihre kundenbetreffende interne Kommunikation öffentlich für jeden Mitarbeiter sichtbar?

Wahrscheinlich ist die Antwort hierauf „Nein“, und wenn jemand ausfällt oder in den Urlaub geht, muss immer eine Übergabe mit entsprechender Informationsbereitstellung dieser Person geschehen. Das alles kann nun der Vergangenheit angehören, denn Salesforce bietet uns eine intern und extern verfügbare Kommunikationsstelle: Chatter.

Chatter ist eine Funktion für die Dokumentation der Kundenkommunikation. Mit Chatter können Nutzer Ihre Gedanken mit Ihren Kollegen teilen, Fragen stellen oder Abstimmungen erstellen. Als erstes fokussieren wir uns auf die „Posting“ Funktion, um interne Kommunikation im Bezug auf einen Kundendatensatz transparenter zu gestalten.

Hier können sie auch folgende Funktionen nutzen:

  • Eine Datei anhängen
  • Einen Link anhängen
  • Formatierung hinzufügen
  • Markierung von Personen durch „@Personenname“
  • Formatierung von Text über den Rich-Text Editor
    • Entfernen von Textstilen
    • Hinzufügen von Auflistungen
    • Hinzufügen von Inline-Bildern, Hyperlinks und Emojis

Wenn Sie in einem Post erwähnt wurden, erhalten Sie eine E-Mail und eine Benachrichtigung in der Glocke rechts oben. So können Sie schnell auf Informationen und Fragen Ihrer Kollegen reagieren. Die Kommunikation ist stets mit dem Datensatz des betroffenen Kunden verbunden, sodass der Informationstand und -fluss auch bei Ausfällen von Mitarbeitern nicht unterbrochen wird.

Tipp: Kommunizieren Sie klar in Ihrem Unternehmen, dass diese Funktion ausschließlich zur Dokumentation der Kundenkommunikation verwendet werden soll und nicht zur Kommunikation zwischen Kollegen!

Notizen & Dateien

Bei einer Vielzahl von unseren Kunden sehen wir oftmals noch Post-its und Notizblöcke an Ihren Arbeitsplätzen. Auch das kann durch Salesforce der Vergangenheit angehören. Salesforce bietet den Benutzern die Möglichkeit digitale Notizen an den Datensätzen, z.B. einem bestimmten Account oder Kontakt, zu erstellen. Wenn wir nun davon ausgehen, dass ein Kunde bestimmte Informationen an Sie übergibt, diese jedoch keine Aufgabe sind und auch im Chatter evtl. nicht deutlich sichtbar sind, können Sie diese allgemeine Notiz mit dem Feature „Notizen“ in Salesforce hinterlegen.

Wenn wir nun auf dem einem bestimmten Account eine Notiz hinterlegen möchten, können wir dies auf drei Wegen machen.

  • Nutzung der Globalen Aktionen
  • Nutzung der Schaltfläche auf dem Account
  • Nutzung des Objekts „Notizen“

 

Hier eine kurze Zusammenfassung der jeweiligen Varianten, sowie der Vor- und Nachteile:

Nutzung der Globalen Aktionen

Wenn wir Notizen über die Globalen Aktionen erstellen, wird die Notiz vorerst keinem Datensatz (z.B. einem bestimmten Account) aus Salesforce zugewiesen. So kann es schnell passieren, dass Notizen ohne Bezug zu einem Datensatz erstellt werden.

Nutzung der Schaltfläche auf dem Account

Hier wird direkt bei der Erstellung ein Datensatz ausgefüllt und es kann nicht dazu kommen, dass die Notiz ohne einen Datensatz erstellt wird. Als Nachteil ergibt sich hier allerdings, dass man zuerst den Datensatz heraussuchen muss. Außerdem muss man aufpassen, dass Notizen nicht auf einem falschen Datensatz erstellt werden, z.B. einer Tochterfirma, obwohl die Notiz sich auf die Hauptfirma beziehen sollte.

Nutzung des Objekts „Notizen“

Der Tab der Notizen dient nicht nur zur Erstellung der Notizen, sondern ist auch gleichzeitig eine Auflistung von bestehenden Notizen.

Nun wissen Sie, welche Möglichkeiten es zur Erstellung von Notizen gibt. Jetzt geht es darum eine Notiz zu erstellen. Wir beziehen uns hierbei auf die Erstellung einer Notiz über einen Salesforce-Datensatz, in unserem Beispiel der Account.

Nun können wir unsere Notiz verfassen.

  • Die geschriebenen Zeilen werden von Salesforce direkt gespeichert
  • Sie können den Text in bestimmten Weisen formatieren, ihn kursiv oder fett markieren
  • Auch Aufzählungen als Liste oder Nummern sind möglich
  • Falls Sie ein Bild oder Foto mit in die Notiz einbetten möchten, ist dies auch kein Problem.

Sie können diese Notiz auch zu mehreren Datensätzen hinzufügen. Die Sichtbarkeit wird dabei über die Einstellungen der Sichtbarkeit der Datensätze geregelt.

E-Mail-Integration

Um die Produktivität Ihrer Mitarbeiter und die Kommunikation mit Ihren Kunden um ein Vielfaches zu erhöhen und zu vereinfachen, stellt Salesforce E-Mail-Integrationen zur Verfügung. Dadurch können Ihre Mitarbeiter weiterhin mit ihren gewohnten E-Mail-Programmen arbeiten. Salesforce stellt sowohl die Integration mit Outlook als auch mit Gmail zur Verfügung. Was sind die Vorteile dieser Integrationen?

  • Kein Wechsel zwischen Systemen. Die E-Mails können direkt über das Plug-in an Salesforce Datensätze gehängt werden.
  • Nachverfolgung von relevanten Kundenkommunikationen an Salesforce Datensätzen
  • Anlage von potenziellen Leads oder Kontakten in entsprechenden Datensätzen aus E-Mails heraus
  • Fehlervermeidung bei der Dateneingabe, da die Datensätze vorbefüllt werden
  • Synchronisation von Ereignisses und Kontakten zwischen Outlook/Gmail und Salesforce
  • Duplikate werden in Salesforce vermieden

Um die Integration von Outlook zu implementieren greifen auch wir auf die Dokumentation von Salesforce selbst zurück.

 

Salesforce Trailhead – E-Mail-Integration