Sales Cloud User Guide

Sales Cloud User Guide – Datensatztypen (Record Types)

Ein Punkt, der uns Salesforce-Berater in unserem Alltag beschäftigt und auch so manches Mal vor einige Herausforderungen stellt, sind die unterschiedlichen Unternehmensbereiche des Salesforce-nutzenden Unternehmen und die dazu gehörenden Seitenlayouts, Feldinformationen und auch Geschäftsprozesse.

Unsere Kunden (die Salesforce-Nutzer) arbeiten oftmals mit Händlern, Partnern und Endkunden. Wie wir diese als Objekte in Salesforce anlegen, haben wir bereits gelernt. Aber wie bekommen wir nun die Abbildung der unterschiedlichen Informationen in den jeweiligen Bereichen des Unternehmens strukturiert abgebildet?

Wie oft sind Mitarbeiter von unstrukturierten Seitenlayouts, überschüssigen Feldern und Informationen, die nicht in ihren Arbeitsalltag gehören, genervt? Dies kostet in allen Bereichen Zeit und sollte bestmöglich vermieden werden. Um hier eine saubere und aufgeräumte Struktur zu schaffen, nutzen wir in Salesforce die „Datensatztypen“ (engl. „Record Types“).

 

Vorab – Geschäftsprozesse

  • Was ist ein Geschäftsprozess?
    • Ermöglicht die Verfolgung separater Verkaufs-, Support- und Lead-Lebenszyklen in verschiedenen Abteilungen, Unternehmensbereichen oder Märkten
  • Verfügbare Geschäftsprozesse:
    • Vertriebsprozess – Ein Vertriebsprozess enthält die Phasen, die eine Opportunity im Vertriebszyklus durchläuft.
    • Support-Prozesse – Supportprozesse identifizieren einen Kundenvorgang innerhalb seines Lebenszyklus mithilfe des Statusfelds.
    • Lead-Prozesse – Leadprozesse identifizieren einen Lead innerhalb seines Lebenszyklus mithilfe des Leadstatusfelds.

Datensatztypen (wie beispielsweise die Account-Datensatztypen Händler oder Partner) bestimmen die Geschäftsprozesse, Seitenlayouts und Auswahllistenwerte, auf die Benutzer Zugriff haben.

  • Beispielsweise kann durch Datensatztypen bestimmt werden, dass ein Verkaufsmitarbeiter nur potentielle Kunden in einer Auswahlliste sieht, während ein Kunden Support Berater nur Kunden die Hilfe benötigen, sehen und auswählen kann.
  • Um seine Funktion zu erfüllen, muss der Datensatztyp noch auf ein Seitenlayout gesetzt werden. Das Seitenlayout bestimmt die Verfügbarkeit und Anordnung der Felder und Elemente auf der Seite.
  • Eine Auswahlliste bietet die Möglichkeit, einen vorgefertigten Wert aus einer Liste von mehreren Werten zu wählen. Welche Werte in der Liste sind, bestimmt unter anderem der Datensatztyp.

 

Erstellung von Datensatztypen

Da wir nun wissen, wie es am Ende aussehen wird und was wir mit Datensatztypen machen, ist die Frage offen „Wie erstelle ich Datensatztypen?“

3. Nun klicken wir auf „Neu“ und geben dort alle relevanten Informationen ein.

Tipp: Falls es zu späteren Eigenentwicklungen kommt, ist es für die Entwickler immer hilfreich die automatisch ausgefüllten Bereiche (in unserem Fall war der „Datensatztyp-Name“) abzuändern. Dadurch, dass es in manchen Feldern nicht möglich ist Umlaute zu verwenden, ist es hier von Vorteil für unsere Kollegen, die automatisch gesetzten API Namen von „Händler“ auf „Haendler“ abzuändern.

Im unteren Bereich dieser Maske finden wir die Zuweisung der Datensatztypen zu den sogenannten Profilen und können bestimmen, ob diese als Standard ausgewählt werden sollen.

Wird ein Datensatztyp als Standard ausgewählt, wird der jeweilige Nutzer in den betroffenen Feldern die zu dem Datensatztyp zugehörigen Werte sehen. Sollten mehrere Datensatztypen zugewiesen worden sein, hat der Nutzer die Möglichkeit, zwischen den Datensatztypen und den dazugehörigen Ansichten zu wechseln.

Exkurs: Profile

Profile legen die Berechtigungen eines Benutzers zur Ausführung verschiedener Funktionen in Salesforce fest.

Beispielsweise kann ein Nutzer mit dem Manager Profil Zugriff auf vertrauliche Datensätze und eigene Seitenlayouts/Datensatztypen haben, während ein Nutzer mit dem Praktikanten-Profil nur einen beschränkten Zugriff auf Datensätze besitzt.

Nun haben wir den Datensatztyp angelegt und kommen auf die Maske mit den jeweiligen Feldern (z.B. Accountquelle, Active, Bewertung etc.), die wir einschränken können. Wenn Sie weitere eigene Felder auf dem Account angelegt haben, dann können Sie auch bei diesen hier einfach die Werte auswählen, die sie sichtbar für andere Mitarbeiter machen möchten.

Hier eine kurze Anleitung, wie sie die Werte auswählen, die für Ihre Mitarbeiter sichtbar sein sollen: