Sales Cloud User Guide

Sales Cloud User Guide – Datenpflege & Strukturierung

Wertvolle Informationen zur Datenpflege, bei der auch wir uns an den Salesforce Standard halten und die mit einfachen Mitteln umgesetzt werden können:

  • Benennung der Datensätze in Salesforce
    • Einigen Sie sich in ihrem Unternehmen auf einheitliche Benennungen der Datensätze.
  • Zuordnung eines Kontaktes zu einem Account
    • Stellen Sie sicher, dass ein Kontakt immer einem Account zugewiesen ist.
  • Bereinigung der inaktiven Kontakte
    • Erstellen Sie sich z.B. einen Bericht (= Auflistung bzw. Überblick über Datensätze anhand bestimmter Kriterien), der Ihnen anzeigt, welche Kontakte seit einem bestimmten Zeitraum keine Aktivitäten aufweisen.
  • Aktive Inhaber der Datensätze
    • Versuchen Sie die Datensätze in Salesforce immer auf einem aktiven Salesforce Nutzer zu speichern. Es kann immer sein, dass Personen die Abteilung wechseln und somit wertvolle Datensätze zum Erliegen kommen.
  • Aktualisierung der Datensätze
    • Legen Sie in Ihrer Organisation fest, dass, sofern neue Informationen über einen Datensatz vorliegen, jeder die Möglichkeit hat, diese im System zu aktualisieren (z.B. über die organisationsweiten Standardeinstellungen).

 

Auch zum Strukturieren der Daten im System hält Salesforce ein paar wichtige Features bereit. Folgend werden die beiden wichtigsten Features einmal erklärt.

Kontakte zu mehreren Accounts

Wenn Ihre Kontakte für mehrere Unternehmen arbeiten, z.B. wenn ein Kontakt sowohl die Geschäftsführung bei Firma A ist als auch im Vorstand bei Firma B, können Sie dies durch das Feature „Kontakte zu mehreren Accounts“ darstellen.

Der Vorteil dieser Funktion ist, dass Sie keine doppelten Datensätze erstellen müssen. Wichtig ist hierbei, dass der Kontakt immer mit einem primären Account verknüpft ist. Dieser Account ist der Account, mit dem der Kontakt am engsten in einer Verbindung steht, z.B. die Geschäftsführung. Alle anderen Kontakte dieses Accounts stehen in einer indirekten Beziehung zu dem Account, wie z.B. ein Vorstandsmitglied oder Beratungsposition.

Setup: Diese Funktion muss im Setup freigeschaltet werden.

Hier können sie die Themenliste so anpassen das sie sofort erkennen, welche Rolle der Kontakt in dem Account hat.

 

Accounthierarchien

Wenn Unternehmen z.B. Tochtergesellschaften haben, oder anderweitig miteinander in einer Beziehung stehen, können Sie diese Zusammenhänge mit „Accounthierarchien“ abbilden.

Information: Salesforce hat hier die Struktur in zwei unterschiedliche Herangehensweisen unterteilt:

  • Globaler Unternehmensaccount
    • Eine Hierarchie besteht, jedoch werden alle Aktivitäten (siehe Kapitel 5: Aktivitäten für Ihren digitalen Vertrieb) auf dem obersten Account geführt. In dieser Variante ist es allerdings schwierig, eine Vielzahl von Informationen zu verwalten.
  • Standortspezifischer Account
    • Legen Sie einen Account für jeden Standort fest und halten sie alle Informationen zu dem Account am jeweiligen Standort fest.

Tipp: Wir empfehlen bei einer Vielzahl von Informationen und Standorten der Accounts die Variante „Standortspezifischer Account“. Hier können die Aktivitäten strukturiert abgelegt und einzeln bearbeitet werden. Dies macht es für die Mitarbeiter Ihres gesamten Unternehmens einfacher, bestimmte standortspezifische Informationen zu finden, da diese in den meisten Fällen auch ihre eigenen Geschäftsprozesse haben.

 

Vorausgesetzt, Sie sind in Ihrer Firma nicht allein, arbeitet wahrscheinlich mehr als eine Person an den gleichen Accounts. Das Team kann hier aus Vertrieblern, Servicemitarbeitern, Managern oder auch Marketing Personal bestehen. Dies können Sie an dem Account durch sogenannte „Accountteams“ abbilden.

Accountteams können auf dem Account aus maximal 5 Personen bestehen, die durch unterschiedliche Rollen und Zugriffsebenen auf dem Account, den zugewiesenen Opportunities und Kundenvorgängen arbeiten können.

Setup: Wie auch im ersten Abschnitt der Kontakte muss die Aktivierung der Accountteams im Setup passieren.

Im nächsten Fenster setzen Sie den entsprechenden Haken und legen im letzten Schritt fest, bei welchem Layout diese erscheinen sollen und ob angepasste Layouts Ihrer Organisation direkt mit angepasst werden sollen.

Salesforce gibt im Standard vordefinierte Teamrollen (z.B. Accountmanager, Vertriebsmitarbeiter) an.

Tipp: Wir empfehlen die bestehenden Datensätze lediglich zu deaktivieren (und nicht zu entfernen). Denn falls wir diese in Zukunft noch einmal verwenden möchten, brauchen wir sie nur wieder zu aktivieren.