Sales Cloud User Guide

Sales Cloud User Guide – Aktivitäten

Wie schon im ersten Abschnitt unter dem Account erwähnt, sehen wir auf allen Objekten in verschiedener Weise die Aktivitäten, die wir auf diesem Objekt erstellen und verwalten können. Aktivitäten können beispielsweise Aufgaben, Ereignisse, E-Mails oder Anrufprotokolle sein.

Jede Aktivität in Salesforce kann dem relevanten Objekt zugeordnet werden. So kann der Überblick geschaffen werden, der für Ihr Unternehmen wichtig ist. Auf diese Weise können Ihre Kollegen Ihre Kunden in Ihrer Abwesenheit weiterbearbeiten und Sie erhalten nach Ihrer Rückkehr die bestmöglichen Informationen, welche Aktivitäten noch ausstehen oder durch Ihre Kollegen bereits übernommen wurden.

Nun zu den jeweiligen Aktivitätstypen, die uns Salesforce zur Verfügung stellt.

 

Aufgaben

Eine Aufgabe ist eine Aktivität, die ich mir als Erinnerungsstütze im System anlege. Sie soll mich an Aufgaben erinnern, die ich an einem bestimmten Tag zu tun habe. Mir wird jedoch nicht vorgeschrieben, in welchem Zeitrahmen ich dies zu tun habe oder mit wem.

Auf unserem Account Layout finden wir die Aktivitäten in dem zweiten Tab neben den Details.

Wichtig ist auch hier, um die Datenqualität hoch zu halten, dass die Aufgaben von Ihnen und Ihren Mitarbeitern abgeschlossen werden. Wenn dies nicht ausgeführt wird, dann werden die Aufgaben als „überfällig“ im System bestehen bleiben.

Ein wichtiger Hinweis zu der Anpassung des Layouts der Aufgaben: Anpassungen können nicht in der vorhandenen Aktion* der Aufgabe gemacht werden, da „neue Aufgabe“ eine Standardaktion ist und Standardaktionen von Salesforce nicht angepasst/verändert werden können. Wenn Sie nun noch weitere Felder in das Layout, wie beispielsweise ein Kommentarfeld, hinzufügen möchten, müssen Sie eine neue Aktion für die Aufgabe erstellen.

Damit Sie hier nicht lange in den Salesforce Anleitungen kramen müssen, hier eine kurze Anleitung wie man eine neue „anpassbare“ Aktion für eine Aufgabe erstellt.

Tipp: Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Aktion für eine Aufgabe zu erstellen.

Globale Aktionen

  • Diese Aktionen können Sie auf allen Objekten, die Aktionen unterstützen, einsetzen.
  • Es handelt sich um Aufgaben, die Benutzer schnell, aber nicht unbedingt vollständig erledigen möchten.

 

Objektbezogene Aktionen

  • Diese Aktionen sind Objektbezogen. Sie können nur auf dem Objekt verwendet werden, auf dem sie erstellt wurden.
  • Objektspezifische Aktionen können Datensätze aktualisieren oder Datensätze erstellen, die automatisch mit zugehörigen Informationen verknüpft werden. Ein Benutzer kann beispielsweise eine Aktion auslösen, mit der ein Vertrag erstellt und gleichzeitig einem Account zugeordnet wird.

Mit Aktionen können Benutzer in Salesforce mehr tun, beispielsweise Datensätze erstellen oder aktualisieren und Anrufe protokollieren. In Lightning Experience werden Aktionen im Menü „Globale Aktionen“ in der Kopfzeile, in Themenlisten und in Listenansichtselementen angezeigt. Aktionen werden auch auf einer Datensatzseite an mehreren Stellen angezeigt. Wo Aktionen auf einer Datensatzseite angezeigt werden, hängt
vom Typ der Aktion ab.

 

Setup: Um eine Aktion zu erstellen, gehen Sie bitte in das Setup und rufen „Globale Aktionen“ auf. Indem Sie auf „Neu“ klicken, erstellen Sie eine personalisierte Aktion und es öffnet sich folgendes Fenster:

Hier geben Sie an, welchen Aktionstyp Sie erstellen möchten und welches Zielobjekt erstellt werden soll (hier: eine Aufgabe). Geben Sie der Aktion einen aussagekräftigen Namen und eine Beschreibung, die zeigt, was diese Aktion von einer Standardaktion unterscheidet.

Nun müssen wir das Layout des Objekts anpassen, in dem die personalisierte Aktion erscheinen soll. Die erstellte personalisierte Aktion (Erstellung einer Aufgabe mit Kommentarfeld) soll im Account-Objekt angezeigt werden.

Hierfür öffnen wir das Seitenlayout (1) und gehen zu dem Punkt „Aktionen für Mobile und Lightning“ (2).

Eine objektbezogene Aktion wird mit den gleichen Schritten implementiert, jedoch gehen Sie hier direkt von dem Objekt aus und nicht von den Globalen Aktionen. Wenn Sie über das Objekt gehen, klicken Sie hierzu im Personen-Objekt auf „Schaltflächen, Links und Aktionen“ und erstellen Sie eine Aktion mit den gleichen Schritten.

Events

Eine Frage, die uns als Salesforce-Beratung von Kunden immer wieder gestellt wird, ist: „Was ist der Unterschied zwischen Aufgaben und Events“. Wir erklären es oftmals wie folgt:

Eine Aufgabe ist eine Aktivität, die ich mir als Erinnerungsstütze im System anlege. Sie soll mich an Aufgaben erinnern, die ich an einem bestimmten Tag zu tun habe. Mir wird jedoch nicht vorgeschrieben, in welchem Zeitrahmen ich dies zu tun habe oder mit wem.

Ein Event ist wie ein Meeting. Mir wird die exakte Zeit vorgegeben und die Personen, mit denen ich dieses Meeting abhalten soll. Auch diese Aktion finden wir in der Funktionsleiste.

Ebenso kann mit den gleichen Schritten wie in der Aufgabe ein personalisiertes Erstellungsfenster implementiert werden.

Um die Frage zu beantworten „Weist mich Salesforce auf eine offene Aufgabe hin?“. Ja das macht das System mit den Aktivitätserinnerungen. Diese sind mit einem Standard vorbelegt, können jedoch von Ihnen als Benutzer bearbeitet und so angepasst werden, dass es für Ihre Arbeitsweise optimal ist.

Hier können Sie selbst entscheiden, ob sie für die jeweiligen Datensätze eine Erinnerung erhalten möchten oder nicht. Sie können sowohl die Standardzeiten verändern als auch den E-Mail-Versand, wenn Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wurde. Für weitere Informationen oder Ideen zur Umsetzung schauen Sie sich das folgende Video an: https://salesforce.vidyard.com/watch/XyjzCo8PpbCZz-2MV-laPQ.

 

Anruf protokollieren

Mit der Aktion „Anruf protokollieren“ können Sie in einfachen Schritten einen gerade getätigten Anruf im System speichern. Dies ist vor allem praktisch, wenn Sie keine Telefonintegration an Salesforce angebunden haben und das System daher keine Aktivität automatisch abspeichert. Anstatt hier nun eine Aufgabe erstellen zu müssen, können sie die Aktion „Anruf protokollieren“ nutzen.

So sparen Sie sich ein paar Felder zum Ausfüllen und müssen nicht darauf achten, ob Sie diesen Datensatz schon abgeschlossen haben.

 

E-Mail

Um die komplette Kommunikation mit Ihren Kunden über das System zu erhalten und auch auszuführen, fehlt jetzt noch der Versand der E-Mails.

Hier gibt es in Salesforce mehrere Wege und auch Integrationen, zu denen wir später kommen. Fangen wir vorerst mit der Standard-E-Mail-Aktion in Salesforce an.

Wenn der Datensatz über eine E-Mail-Adresse verfügt, wird diese außerdem direkt in der Empfängerzeile eingefügt. Dies ist oftmals eine enorme Zeitersparnis für den Bearbeiter, dem die Suche nach der E-Mail-Adresse erspart bleibt.

Auch in der Aktion von Salesforce können Sie die gewohnten Funktionen verwenden:

  • Anhänge hinzufügen
  • Briefvorlagenfelder einfügen
  • Vorlagen einfügen oder erstellen
  • E-Mail Vorschau
  • Inhalt löschen
  • E-Mail-Feld erweitern

Vorlagen:

Um Ihren Mitarbeitern den Arbeitsalltag einfacher zu gestalten, können Sie Vorlagen für Ihre E-Mails erstellen und so vorgefertigte E-Mails an Ihre Kunden versenden.
Wie wir diese Vorlagen erstellen, lernen sie im nächsten Schritt:

Es gibt hier jedoch Unterschiede zwischen den Datensätzen in Salesforce.

Empfänger (Recipient xx) (A)
Dies sind, wie markiert, Felder auf den jeweiligen Datensätzen z.B. Lead und Kontakt

Absender (Sender xx) (B)
Dies sind Ihre Benutzerdaten aus ihrem Benutzer in Salesforce z.B. Ihr Name, Ihre hinterlegte E-Mail oder Telefonnummer oder auch der Titel, den Sie im Unternehmen tragen. Hier ist darauf zu achten, dass die Felder in Salesforce befüllt sind, ansonsten bleiben diese in Ihrer E-Mail leer.

Organisation
Dies sind allgemeine Salesforce Unternehmensdaten Ihres Unternehmens und werden selten für die Erstellung der E-Mail-Vorlagen verwendet.

 

Tipp: Falls es Vorlagen geben sollte, in denen auch Ihr Marketing Team mit involviert ist, können Sie auch jederzeit die Vorlagen auf den Quellcode umstellen.

Schnelltexte

Nach unserer Erfahrung gibt es viele Menschen, die nur einen Teil der E-Mail als vorgefertigten Text einfügen oder bestimmte Textbausteine für unterschiedliche E-Mails verwenden möchten. Dafür müssen Sie keine unterschiedlichen Vorlagen erstellen, sondern ein Repertoire an vorgefertigten Texten, die sie an verschiedenen Stellen einfügen können. Auch hier hat Salesforce ein Ass im Ärmel – mit der Funktion „Schnelltexte“. Wie der Name schon sagt, sind diese Texte schnell in einer bestehenden E-Mail einzufügen. Auch hier erstellen wir die Texte, die öfters bei Ihnen in Verwendung sind, als Vorlage. Dies geht jedoch sehr viel schneller als eine komplette Vorlage zu erstellen, da wir nur die Textbausteine erstellen.

Es macht sich, wie bei den normalen Vorlagen, ein neues Bearbeitungsfenster auf. Dieses ist jedoch ein wenig anders aufgebaut als die Vorlagen.

Wenn wir diese Texte dann in eine E-Mail einfügen möchten, können wir dies mit 1-2 Klicks tun. Stellen Sie sich beispielsweise vor, ich bin neu im Unternehmen, klicke auf meinen Kontakt und möchte nun eine E-Mail verfassen. Da ich neu bin, bin ich mir nicht sicher, welche Anrede im B2B Bereich üblich ist. Nun kann ich in zwei unterschiedlichen Schritten die Schnelltexte einfügen bzw. ansehen.

  • Ich öffne die Texte über die Tastenkombination „Strg + Punkt“