Salesforce Implementierung & Einführung: 7 wichtige Schritte

Sie haben sich nun für Salesforce als Ihr neues CRM-System und eine passende Salesforce-Beratung für Ihr Unterfangen entschieden. Mit diesem Digitalisierungspartner legen Sie nun in mehreren Etappen eine Digitalisierungsstrategie, Meilensteine und Arbeitspakete des Projekts fest und beginnen anschließend mit der eigentlichen Implementierung der Salesforce-Lösung.

Als Alternative zur klassischen Vorgehensweise bietet Salesforce für kleine Unternehmen auch Out-of-the-Box-Lösungen an. Diese werden zunächst nicht in die anderen Systeme Ihres Unternehmens integriert, wodurch zwar ein Teil des Implementierungsaufwands entfällt, allerdings keine einheitliche Datenquelle geschaffen wird. Eine spätere Integration ist jedoch möglich.

Ein CRM-System wie Salesforce kann nicht einfach gekauft und genutzt werden. Damit eine neue digitale Verwaltung mithilfe von Salesforce funktionieren kann, muss das CRM-System in das Unternehmen eingebunden werden und auf die spezifischen Unternehmensprozesse angepasst werden. Erst mit dieser sogenannten Implementierung entfaltet die Software den gewollten Nutzen und bietet gleichzeitig ein zentrales, nachhaltiges und einheitliches System für alle Mitarbeiter.

Schritt 1: Definieren des Status Quo und der Ziele

Vor der Salesforce-Implementierung sollten eine Übersicht und Analyse der bestehenden Prozesse des Unternehmens erstellt werden. Ein besonderer Fokus liegt hierbei auf den vorhandenen Kundendaten, der Datenordnung und dem internen Workflow. Findet sich hierbei ein Datenchaos vor, spricht das stark für die Notwendigkeit eines CRM-Systems und einer Bereinigung aller Stammdaten vorgenommen werden. Anschließend sollte die Definition von konkreten Ziele erfolgen, welche mit der neuen CRM-Lösung erreicht werden sollen.

Schritt 2: Planung, Meilensteine, Strategien

Im zweiten Schritt gilt es, eine Digitalisierungsstrategie zu entwickeln, mit der die definierten Ziele erreicht werden sollen. Es empfiehlt sich, die Zielsetzung in mehrere Etappen einzuteilen und konkrete Zwischenziele zu bestimmen. Gehen Sie ruhig in kleinen Schritten vor und überschätzen Sie nicht Ihre eigenen Möglichkeiten. An dieser Planung kann sich die weitere Implementierung orientieren und die Software so Stück für Stück in das Unternehmen integriert werden.

Schritt 3: Technische Implementierung

Die technische Implementierung beinhaltet die Bereitstellung der Cloud-Software. Salesforce bietet viele Möglichkeiten der Individualisierung, ohne dass ein umfassendes Fachwissen benötigt wird. Zunächst erstellen Sie ein Unternehmensprofil, bestimmen die Nutzungsrechte und fügen alle beteiligten Mitarbeiter dem System hinzu. Anschließend kann zwischen verschiedenen Seitenlayouts und anderen Darstellungsmöglichkeiten ausgewählt werden.

Darüber hinaus entwirft und implementiert Ihr Digitalpartner automatisierte Prozesse, wodurch die Effizienz ihrer Organisation optimal gesteigert werden kann. Analoge Prozesse werden hierbei nicht 1 zu 1 digitalisiert und in Salesforce übernommen, sondern stets neu gedacht und optimiert. Zusätzlich können Sie neben den typischen und standardisierten CRM-Funktionen auch Anwendungen von Drittanbietern integrieren oder sich von Ihrer Salesforce-Beratung maßgeschneiderte, speziell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasste Anwendungen entwickeln lassen. Diese werden ebenfalls in der technischen Implementierungsphase entwickelt und in das System integriert.

Schritt 4: Schulungen und Anwender-Training

In den letzten Schritten der Implementierung ist es für die Key User wichtig zu wissen, wie mit der neuen Software umzugehen ist. Nach dem finalen Go-Live werden alle Mitarbeiter, die das System anwenden ausreichend für die Nutzung vorbereitet. Es hat sich in unserer langjährigen Erfahrung gezeigt, dass mithilfe von Schulungen, der richten Einstellung und dem Learning-by-Doing Prinzip der Umgang mit Salesforce schnell verinnerlicht werden kann. Die benutzerfreundliche Oberfläche von Salesforce begünstigt dabei den Lernprozess entsprechend.

Zur Lernunterstützung bietet Salesforce, neben zahlreichen Partner-Agenturen, die Lernplattform Trailhead und weitere Online-Informationen an, die dabei helfen, den Umgang mit der Software zu erleichtern und zu schulen.

Schritt 5: Daten-Migration und Testing

Parallel zu den Trainings kümmert sich Ihre Salesforce-Beratungsfirma bereits um die Datenmigration aller Ihrer relevanten Unternehmensdaten. Auf diese Weise können Ihre Mitarbeiter nach Abschluss des Trainings direkt in die Arbeit mit Salesforce starten. Dabei lassen sich Datensätze beliebigen Formats, wie beispielsweise Daten aus einem ERP System, aus reinen Excel Tabellen, Outlook-Kontaktlisten oder auch anderen Wunschanwendungen in das Salesforce-System migrieren. Für diese Migration bedarf es allerdings manchmal des Einsatzes externer Anwendungen. Salesforce stellt beispielsweise den Data Loader bereit, um den Datentransport zu ermöglichen und zu beschleunigen.

Falls vor dem Wechsel zu Salesforce mit einem anderen CRM-System gearbeitet wurde, ist der Aufwand, die Datensätze direkt in ein neues System einzubetten, etwas höher. Tipp: Machen Sie vor der Datenmigration ein Backup aller Daten sowie eine Bereinigung aller Informationen!

Beginnen Sie beim Start mit einem CRM-System mit einer komplett neuen Datensammlung und benötigen keine Datenmigration, dann können Sie direkt auf Basis der Salesforce Anwendungen arbeiten und loslegen.

Abschließend sorgt der Schritt des sogenannten Testings für den Feinschliff, bevor die Arbeitsplattform allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt wird. Hierbei nutzen alle Key User das System und testen es auf alle Funktionen und Automatisierungen. Dies gewährleistet eine einwandfreie Nutzung sowie die Behebung möglicher Fehler.

Schritt 6: Livegang und Systemwechsel

Mit dem Systemwechsel erfolgt ein Livegang des neuen CRM-Systems. Oftmals wird kurz vor dem finalen Wechsel mit beiden Systemen gleichzeitig gearbeitet, damit alle Daten auch vollständig übertragen werden können. Mitarbeiter werden direkt am Schreibtisch geschult und so eine kürzere Eingewöhnungszeit ermöglichen. Falls nötig, können Sie die Oberfläche auch zusätzlich zu den Schulungen in der Testumgebung vorläufig betrachten und ausprobieren.
Um Datenverlust zu vermeiden, empfiehlt sich ein Systemwechsel erst, nachdem alle bekannten und benötigten alten Datensätze in das neue CRM-System erfolgreich übertragen wurden. Ist die Plattform final online, dann gilt es zunächst für jeden Mitarbeiter ein Profil zu erstellen und die jeweiligen Berechtigungen zuzuteilen. Abschließend können Sie mit der Arbeit über Salesforce beginnen.

Schritt 7: Analyse und Optimierungen

Manche Fehler oder Probleme werden erst nach einer gewissen Laufzeit deutlich. Häufig fallen kleine Anpassungen nach dem Go-Live an, die umgehend umgesetzt werden können. Auch das direkte Feedback von Mitarbeitern sollte zeitnah umgesetzt werden, insofern es nicht die Möglichkeiten sprengt. Dafür können Salesforce-Beratungen wie Salesfive engagiert werden, die die Arbeit im Umgang mit dem CRM-System analysieren und letzte Feinjustierungen vorzunehmen.

Die Software von Salesforce wird vom Hersteller mehrmals im Jahr aktualisiert und befindet sich in einer dauerhaften Entwicklung. Neue Funktionen und Anwendungen werden integriert und jedem Kunden zur Verfügung gestellt. Damit Sie stets auf den neusten Stand bleiben, helfen wir von Salesfive Ihnen gerne dabei, ein bestehendes System zu optimieren und die Mitarbeiter über neue Funktionen aufzuklären.

Entscheiden Sie sich für eine Salesforce Lösung out-of-the-box, wie beispielsweise Salesforce Smart Starter von Salesfive, so wird die Software separat von den anderen Programmen im Unternehmen genutzt. Hierdurch entfällt zwar ein großer Teil des Implementierungsaufwandes, jedoch kann Salesforce nicht seinen eigentlichen Zweck, nämlich die Harmonisierung von Prozessen und einheitliche Quelle der Daten erfüllen.

Deshalb raten wir Salesforce out-of-the-box Lösungen nur kleinen Unternehmen und Startups, mit der Option, ihre Salesforce-Lösung später wachsen zu lassen und an die übrigen Systeme des Unternehmens zu integrieren.