CRM-Systeme im Vergleich: Die Top 3 Salesforce Alternativen

Effiziente Prozesse, eine persönliche Kundenansprache und vorausschauende Geschäftsentscheidungen sind längst zu Erfolgsfaktoren für Unternehmen geworden – und mit ihnen Customer-Relationship-Management(CRM)-Systeme. Salesforce führt den CRM-Markt seit Jahren an und hält über zwanzig Prozent des globalen Marktanteils.

Doch das Angebot an Softwarelösungen für sämtliche Aktivitäten rund um das Kundenmanagement nimmt konstant zu. Mit Microsoft Dynamics 365, HubSpot und der BSI Customer Suite haben wir drei ernstzunehmende Konkurrenten von Salesforce etwas genauer beleuchtet.

Microsoft Dynamics 365 zählt zu den drei führenden CRM-Systemen. Mit einem Marktanteil von rund fünf Prozent liegt es jedoch deutlich hinter Salesforce. Ähnlich wie Salesforce bietet Dynamics 365 eine umfangreiche Auswahl an Tools und eignet sich für Unternehmen jeder Größe. Durch Add-ons und flexible Preispläne lässt es sich ohne Weiteres an individuelle und industriespezifische Geschäftsanforderungen anpassen.

Beide Systeme decken sämtliche Aspekte des Kundenmanagements ab, unterscheiden sich aber in ihren Kernfunktionen und Einsatzbereichen. Und während Salesforce ausschließlich cloudbasiert ist, steht Dynamics 365 sowohl als Cloud- als auch als On-Premise-Lösung zur Verfügung.

Das Ökosystem von Microsoft Dynamics 365

Salesforce und Microsoft bieten leistungsstarke CRM-Lösungen. Doch oft reichen ihre Standardfunktionen nicht aus, um alle Anforderungen eines Unternehmens abzudecken. Deshalb ermöglichen es beide Drittanbietern, native Anwendungen auf ihren Plattformen auszuführen.

Salesforce bündelt sein Ökosystem in AppExchange, einem eigenen B2B-App-Store mit über 6.000 Drittanbieter-Lösungen. Unternehmen aller Branchen können dort passende Erweiterungen finden, ihre Systeme ergänzen und so individuelle Herausforderungen meistern.

Microsofts Pendant AppSource ist jünger und lag lange Zeit im Hintertreffen – hat aber aufgeholt. Inzwischen bietet es ebenfalls tausende Apps zur Erweiterung von Dynamics 365.

Als Microsoft-Produkt integriert sich Dynamics 365 nahtlos in die gesamte Microsoft-Welt – ideal für Unternehmen, die bereits mit Produkten wie Office 365 oder dem Dynamics 365 ERP arbeiten. Und auch LinkedIn lässt sich als Teil des Produktportfolios von Microsoft problemlos anbinden. Das ist für Unternehmen von Vorteil, die dort potenzielle Neukund:innen recherchieren und Kontakte pflegen.

Salesforce ermöglicht ebenfalls eine Integration mit Microsoft-Produkten, wenn auch nicht so reibungslos wie Dynamics 365.

Das Schulungsangebot von Microsoft Dynamics 365

Salesforce bietet mit Trailhead eine kostenfreie Lernplattform, auf der Nutzer:innen spielerisch Salesforce Fähigkeiten aufbauen können. Interaktive Lernpfade, sogenannte Trails, ermöglichen es, im eigenen Tempo zu lernen.

Microsoft Learn verfolgt ein ähnliches Konzept, deckt jedoch ein breiteres Spektrum ab und bietet Schulungen für alle Microsoft-Produkte. Die Inhalte zu Dynamics 365 sind umfangreich, aber weniger gamifiziert. Außerdem gibt es anders als bei Trailhead keine dedizierte Sandbox-Umgebung für praktische Übungen.

Was beide Plattformen eint, sind ihre Communitys für den Austausch mit Expert:innen und anderen Nutzer:innen: die Trailblazer bei Salesforce und die Dynamics 365 Community bei Microsoft.

Wie nutzt Microsoft Dynamics 365 Künstliche Intelligenz?

Salesforce unterstützt Nutzer:innen mit der KI-Plattform Einstein: Intelligente Reportings, Analysen, Vorhersagen und automatisierte Workflows erleichtern den Arbeitsalltag in Vertrieb, Marketing und Kundenservice – über alle Salesforce Produkte hinweg.

Mit Agentforce hat Salesforce darüber hinaus eine neue Ära der Zusammenarbeit von Menschen und Künstlicher Intelligenz (KI) eingeläutet. Die autonomen KI-Agenten übernehmen proaktiv Aufgaben, treffen Entscheidungen innerhalb eines definierten Rahmens und kommunizieren in natürlicher Sprache.

Auch Microsoft setzt verstärkt auf KI, vor allem mit Copilot. Die Lösung optimiert Vertriebsprozesse, stärkt Kundenbeziehungen und ermöglicht datenbasierte Entscheidungen.

Während Salesforce eine universelle KI-Strategie mit Fokus auf Personalisierung und automatisierte Datenanalyse in allen Produkten verfolgt, konzentriert sich Microsoft auf einen modularen Ansatz. Es integriert KI-Funktionen in ausgewählte Apps, nutzt Copilot aber zunehmend im gesamten System.

Was kostet Microsoft Dynamics 365?

Für Salesforce und Dynamics 365 gibt es verschiedene Preisoptionen. Beide Lösungen werden als Software as a Service (SaaS) im Abomodell angeboten. Die Lizenzkosten richten sich in der Regel nach der Anzahl der Nutzer:innen und variieren je nach Edition und Lösung. Ein pauschaler Preisvergleich ist deshalb nicht möglich.

Die On-Premise-Version von Dynamics 365 umfasst wie allgemein üblich eine einmalige Lizenzgebühr und laufende Wartungskosten.

Wenn von Salesforce und HubSpot in einem Atemzug die Rede ist, sind meist vor allem zwei Produkte der CRM-Anbieter gemeint: HubSpot Marketing Hub und Salesforce Marketing Cloud Account Engagement, ehemals Salesforce Pardot. Beide haben überaus umfangreiche Marketing-Automation-Funktionen, lassen sich ohne Weiteres in ihr jeweiliges Software-Ökosystem integrieren und verfügen gleichzeitig über zahlreiche Schnittstellen zu anderen Systemen.

HubSpot wie auch Salesforce bieten jedoch mehr als ihre Marketing-Lösungen. Beide Unternehmen stellen ganzheitliche Cloud-Plattformen für Marketing, Vertrieb und Service bereit. Während Salesforce von Anfang an als CRM-System konzipiert wurde, startete HubSpot als reine Marketing-Automation-Software. Heute umfasst die Plattform vier Kernmodule, sogenannte Hubs: Marketing Hub, Service Hub, Sales Hub und Content Hub.

Für wen ist HubSpot geeignet?

HubSpot richtet sich an kleine Unternehmen ebenso wie an große Konzerne, kann bei Anpassungen aber an seine Grenzen stoßen. Besonders spezifische und komplexe Individualisierungen lassen sich mit der Salesforce Alternative nur eingeschränkt umsetzen.

HubSpot ist intuitiv zu bedienen. Besonders für Nutzer:innen ohne technisches Vorwissen ist das ein Vorteil. Unterstützung bietet außerdem die HubSpot Academy mit Schulungen und Trainingsmaterial. Im Vergleich zu Trailhead gibt es zwei wesentliche Unterschiede: Sie ist weniger umfangreich, bietet jedoch kostenfreie Zertifikatskurse, die auch unabhängig von HubSpot genutzt werden können.

Wie nutzt HubSpot Künstliche Intelligenz?

KI spielt für HubSpot wie für Salesforce eine wichtige Rolle – mit deutlichen Unterschieden. HubSpot hat seine KI-Funktionen unter dem Namen Breeze eingeführt. Anfangs noch rudimentär, wächst der Funktionsumfang stetig. Breeze hilft dabei, Inhalte zu erstellen, Workflows zu automatisieren oder Analysen zu liefern. Im Frühjahr 2025 sind viele Features jedoch noch in der Beta-Phase.

Breeze arbeitet eingeschränkter als Einstein, die KI-Plattform von Salesforce, und Agentforce. Salesforce forciert generative und prädiktive KI und ermöglicht damit komplexe automatisierte Workflows und präzisere Analysen, Reports und Vorhersagen. Funktionen wie KI-gestütztes Lead-Scoring und Segmentierung bieten zusätzliche wertvolle Einblicke – und das in einem Maß, das Breeze (noch) nicht bieten kann.

Die Implementierung von HubSpot

HubSpot lässt sich im Vergleich zu Salesforce einfacher und vor allem schneller implementieren. Trotzdem ist es ratsam, auch hier erfahrene Expert:innen hinzuzuziehen. Beide Plattformen verfügen über eine eigene Partner-Community.

HubSpot-Beratungen sind in der Regel etwas kleiner und vor allem auf Marketing-Strategien und ihre Optimierung spezialisiert. Führende Salesforce Partner sind hingegen stark Technologie-getrieben. Sie sind versiert in komplexen Geschäftsprozessen und Applikationslandschaften – ein Vorteil für große Organisationen mit vielschichtigen Strukturen.

Was kostet HubSpot?

Die Unterschiede in der Einführung und laufende Betriebskosten beeinflussen die Gesamtkosten einer Lösung erheblich. HubSpot und Salesforce bieten ihren Kunden verschiedene Preismodelle.

HubSpot bietet vier Preispläne: Der Basisplan ist kostenfrei, aber eingeschränkt und eher für Kleinstunternehmen oder Testzwecke sinnvoll. Bei wenigen Nutzer:innen ist HubSpot eindeutig die günstigere Alternative zu Salesforce.

Wächst das Unternehmen und steigen die Zahlen der Nutzer:innen und der Kontakte, kann HubSpot allerdings teuer werden – und in manchen Fällen die Kosten von Salesforce sogar übertreffen.

Die Customer Suite des Schweizer Softwareherstellers BSI hat sich in der DACH-Region zur führenden CRM-Lösung, unter anderem für Banking, Insurance und Retail, etabliert.

Unternehmen mit branchenspezifischen Anforderungen profitieren von der flexiblen Lösung, die sich nahtlos in bestehende Prozesse und IT-Umgebungen einfügt.

Die Implementierung der BSI Customer Suite

BSI bietet durch No-Code- und Low-Code-Konfigurationen eine hohe Flexibilität bei der Implementierung. Fachabteilungen können Anpassungen daher eigenständig, ohne umfangreiche IT-Unterstützung vornehmen. Dennoch setzen viele Unternehmen auf Partner, um maßgeschneiderte Lösungen effizient umzusetzen.

Salesforce hingegen ist komplexer und macht die Unterstützung durch spezialisierte Partner meist obligatorisch.

Die BSI Customer Suite ermöglicht als Out-of-the-box-Software eine schnelle Einführung mit vorgefertigten Modulen und branchenspezifischen Lösungen. Unternehmen können relevante Funktionen sofort nutzen und individuell anpassen. Dank des modularen Aufbaus und der offenen Technologie fügt sich BSI ohne Weiteres in bestehende Geschäftsprozesse ein.

Auch Salesforce bietet Branchenlösungen und teils umfassendere Anpassungsmöglichkeiten, braucht aber mehr Zeit zur Implementierung.

Integrationen mit der BSI Customer Suite

Die BSI Customer Suite lässt sich nahtlos in bestehende Systeme wie SAP S/4HANA oder Microsoft 365 integrieren. Die offene Architektur und No-Code-Schnittstellen erlauben es, Drittanbieter-Tools und Plattformen ohne komplexe Konfigurationsprozesse anzubinden. Besonders Unternehmen mit anspruchsvollen Backend-Systemen profitieren vom eigens entwickelten SAP-Connector.

Die BSI Customer Suite deckt eine Vielzahl branchenspezifischer Anforderungen ab – zum Beispiel die Omnichannel-Kommunikation im Einzelhandel oder automatisierte Prozesse in der Versicherungsbranche. Besonders relevant ist das für Unternehmen, die maßgeschneiderte Lösungen brauchen.

Gleichzeitig setzt BSI weniger auf Drittanbieter-Integrationen. Das ist sicherlich mit ein Grund, weshalb es mit dem umfangreichen Salesforce Ökosystem und AppExchange nur bedingt mithalten kann.

Wie nutzt die BSI Customer Suite Künstliche Intelligenz?

BSI nutzt KI-gestützte Funktionen, um Prozesse in Marketing, Vertrieb und Kundenservice zu optimieren. Der KI-Assistent BSI Companion automatisiert Routineaufgaben, liefert Informationen in Echtzeit und unterstützt fundierte Entscheidungen. Und auch für Hyperpersonalisierungen im sogenannten Segment-of-One-Marketing, für Cross-Selling und die Optimierung von Customer Journeys setzt BSI KI ein.

Anders als Salesforce konzentriert es sich dabei aber nicht auf universelle Funktionen, sondern branchenspezifische KI-Lösungen – passend zur grundlegenden Ausrichtung der Customer Suite. Dank einer Open-Source-Strategie bleiben die KI-Modelle revisionssicher und transparent.

Das Schulungsangebot der BSI Academy

Die BSI Academy bietet ein umfassendes Schulungsangebot für Kunden, Partner und interne Mitarbeitende – sowohl online als auch in Präsenz. Auch hier legt BSI anders als Salesforce den Fokus auf branchenspezifische Inhalte statt eine universelle Nutzung der CRM-Software. Unternehmen können die Schulungsformate von BSI flexibel an ihre Anforderungen anpassen, während Salesforce stark standardisierte Angebote bereitstellt.

Die Kurse der BSI Academy sind kostenpflichtig, die Preise variieren je nach Umfang. Salesforce hingegen bietet seine Kurse über Trailhead kostenfrei an – kostenpflichtig sind dort lediglich Zertifizierungen.

Die BSI Academy wird von einer umfangreichen Dokumentation ergänzt. Diese ist jedoch nicht öffentlich zugänglich und auch weitaus weniger standardisiert als bei Salesforce.

Was kostet die BSI Customer Suite?

Die Kosten für das CRM-System von BSI sind öffentlich nicht einsehbar und werden individuell auf Anfrage kalkuliert. Erfahrungsgemäß sind Branchenlösungen wie die BSI Customer Suite jedoch kostengünstiger als Salesforce. Das liegt unter anderem daran, dass Besonderheiten bereits Teil des Standards sind und weitere Anpassungen durch No-Code- und Low-Code-Funktionen weniger Entwicklungsaufwand erfordern.

Der Markt für CRM-Systeme ist groß und zahlreiche Anbieter konkurrieren um Kunden – weit mehr als Salesforce, Microsoft, HubSpot und BSI. Ob Cloud- oder On-Premise-Lösung, spezialisierte Funktionen oder ein ganzheitlicher Ansatz, KI-Innovationen oder KI-Grundlagen – bevor Unternehmen sich für ein CRM-System entscheiden, sollten sie ihre Anforderungen genau definieren.

Welche Aufgaben soll das CRM-System übernehmen? Wie soll es sich in die bestehende IT-Landschaft einfügen? Und wie skalierbar muss es sein, um künftige Erweiterungen mittragen zu können – selbst wenn für den Moment nur grundlegende Funktionen gefordert sind?

Dynamics 365 punktet mit nahtloser Integration in bestehende Microsoft-Umgebungen. HubSpot bietet vor allem kleineren Teams preiswerte und leistungsstarke Funktionen mit einem klaren Marketing-Fokus. BSI setzt als Marktführer, unter anderem für Banking, Insurance und Retail, auf branchenspezifische Funktionen. Und Salesforce verspricht maximale Flexibilität für komplexe Geschäftsprozesse und stärkt seine Vorreiterrolle mit innovativer KI.

Welches CRM-System das richtige ist, hängt immer von den individuellen Anforderungen ab. Bei allen Unterschieden haben die vier vorgestellten Anbieter jedoch eines gemeinsam: ihre Netzwerke aus erfahrenen Implementierungspartnern. Sie begleiten Unternehmen von der ersten Idee über die Strategieentwicklung bis zu Umsetzung, Schulung und Support. So kann eine ganzheitliche Kundensicht entstehen – die Basis für nachhaltigen Erfolg.